Le site et la boutique
Inscription en six étapes, séance d'essai en ligne, paiement et dépôt des aides, puis la boutique du club.
SSK Fighting
Un club de boxe thaï et de MMA qui inscrit, encaisse et fait l'appel depuis trois outils connectés.
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Avant
Huit groupes, des enfants aux adultes, une dizaine de coachs et trois dirigeants bénévoles qui ont un travail à côté. L'inscription tenait sur une fiche papier signée à la main, rangée dans un classeur.
- Une cotisation se paie en carte, en espèces, en chèques ou avec des aides, souvent en plusieurs fois. Six chèques pour une seule inscription, c'était un suivi à tenir toute l'année.
- Certains chèques étaient mal libellés et ne passaient pas en banque.
- Quatre aides publiques, avec chacune son montant, son justificatif et ses règles de cumul. Un bon n'était parfois montré que par une photo sur un téléphone.
- Les relances se faisaient en physique, au bord du tapis. Les comptes de fin d'année se faisaient à partir des relevés de banque.
- L'appel se faisait sur des listes papier. Les chiffres demandés par la mairie pour la subvention se recomptaient à la main chaque année.
Ce qui a été construit
Trois outils sur une seule base de données. Les règles du club ont été écrites une fois, puis réutilisées partout.
L'app iOS et Android
Planning, réservation des séances, cotisation et échéances, état des aides, documents, boutique. Les coachs y font l'appel et déclarent un incident.
Le back-office
Adhérents, validation des encaissements et des bons d'aide, chèques à déposer, relances, remboursements, boutique et stocks, bilan des encaissements en PDF. Le club règle lui-même ses moyens de paiement, ses versements et ses remises.
- Le reste à encaisser tient compte des aides validées, jamais des aides seulement déclarées.
- Refuser un bon demande un motif, et la famille lit ce motif dans son app.
- Un montant remis pour plusieurs enfants se répartit sur leurs échéances en une fois.
- Le coach voit qui n'est pas à jour, jamais combien.
Ce que ça a changé
Les inscriptions ont ouvert fin août, directement en ligne.
- Les familles s'inscrivent et paient depuis le site ou l'app, en une ou plusieurs fois, par carte, chèque, espèces ou avec une aide.
- Les documents arrivent en ligne, plus de papiers à courir chercher.
- Les essais, les réservations de séance et les absences passent par l'app.
- Les coachs font l'appel sur leur téléphone, au bord du tapis.
- Le bureau suit qui a payé quoi sans pointer les relevés, et sort les chiffres demandés pour la subvention en un clic.
Ce qui a cassé en production, et pourquoi
Un outil de cette taille ne sort pas juste. Voici six erreurs trouvées après l'ouverture, avec leur cause. Aucune ne venait d'un manque de tests sur le papier. Elles venaient de ce que les vraies familles font vraiment.
Le lien « Connexion » menait à l'inscription
Des personnes demandaient un code, puis le redemandaient dans la minute. L'une d'elles s'est connectée trois fois en quatorze minutes sans arriver chez elle.
Le lien pointait vers le mauvais formulaire. Personne ne l'avait signalé, je l'ai vu en lisant les journaux de connexion.
Les 14 à 17 ans abandonnaient en route
Les adolescents qui voulaient s'inscrire seuls n'allaient pas au bout.
L'app supposait qu'un adolescent n'a pas d'adresse mail. C'était une erreur de ma part, corrigée le jour où je l'ai vue.
Des comptes créés, aucune inscription
En une semaine, beaucoup de comptes se sont créés sans qu'aucune inscription ne commence.
Ces personnes n'étaient pas décidées, et la page ne proposait que de s'engager à l'année. J'ai ajouté le cours d'essai à côté, puis un mail après l'essai. Des gens se sont inscrits en cliquant sur ce mail.
Un remboursement en espèces ne laissait aucune trace
L'argent sortait de la caisse et l'échéance restait marquée comme payée.
Le remboursement n'était pas écrit nulle part. Il est désormais enregistré, et le montant encaissé au guichet se calcule au lieu de se taper.
Inscrit d'office, ou « je viens »
J'avais choisi d'inscrire d'office aux séances, parce que je savais que les gens ne feraient pas le geste. Le club voulait l'inverse. On l'a fait, presque personne n'a cliqué.
Le comportement des familles ne se devine pas. On est revenu à la liste pour les enfants, et le choix a été pris sur des chiffres.
L'app était trop rigide pour l'argent réel
Un versement partiel en espèces, un montant arrondi au-dessus de ce qui était demandé, trois chèques remis d'un coup, un bon d'un autre montant que prévu.
J'avais codé l'argent tel qu'il devrait se passer. J'ai ajouté le report d'échéance, le tarif exceptionnel, le trop-perçu et la remise appliquée après coup.
La stack
Next.js pour le site et le back-office, React Native avec Expo pour l'app iOS et Android, Supabase pour la base et les fonctions serveur, Stripe pour les paiements par carte et les remboursements. Des mises en ligne fréquentes, dont une grande partie après l'ouverture, pendant que le club s'en servait.